データを送って、の意味、わかりますか?

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SNSが普及したことが社会に与えた影響はとても大きいと思います。
今回は、その影響の一つ、データ送信について書きます。
(そんなに大きな影響か・・・?)

データ送ってと伝えたら


先日後輩から書類をデータで送ってもらわなければいけない案件がありました。
データはエクセルファイルで、こちらで編集の続きをする必要があるため、エクセルのままで送ってほしい、と伝えました。

それからすぐにデータが届きました。現代ではSNSがあるので、データで送る方法もたくさんあります。
昔からあるのはメールですが、最近はLINEが主流でしょうか。海外はFBメッセンジャーですかね。
後輩はLINEでデータを送ったようで、いつも聞く例の通知音がなりました。

LINEを開くと、そこにはエクセルの画面をとった写真が送られてきてました、、

もう一度データで送ってと伝えたら

写真では困ります、色々と(困るでしょ、そりゃ)。
で、書類データで送ってくれと伝えました。

すると次はPDFファイルがLINEで送られてきました。
なかなかにうまくいかないものです。
そして、結局最後までうまくいきませんでした。

なぜエクセルファイルを送れないのか

(ここからは、ある程度ファイル管理に詳しい人は読んでも暇なだけです)

最近はパソコンよりもスマホを使う(スマホのみを使う)人のほうが多いようですね。
そしてスマホはファイル管理という概念が少ない。
これは、パソコンで何かの作業をするときに、

  • ソフトをたちあげて、開くファイルを指定する
  • ファイルを開いて、そのファイルに関連付けされているソフトを自動起動させる

という2つの選択肢があるところを、「2つあったら面倒だ!」ということで、よりシンプルにするために後者、つまりファイルからソフトを自動起動という選択肢を削った結果です。

パソコンに慣れている人からすると、ファイル管理概念が少ないのはどうもやりにくく、ファイル管理をできるアプリも用意されています。

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しかし、おそらく使っている人は全体の数%でしょうね。困らない限りは不要ですもんね。

ところが、写真を送るという行為だけは日々行う人も多いようで、その結果データを送る=写真を送るというちょっと不思議な変換がなされるわけです。

エクセルフィアルを送ってと言われたら

今件の私のように、エクセルデータがそのままほしいという場合は、当たり前ですが写真では困ります。
エクセルデータを編集したいからです。
写真をみてこちらで新規作成すれば良いのですが、それはとても非効率的だし、間違いも起きやすい。

で、書類データを、と言って送ってきたのがPDFファイルです。これも今件ではダメです。
なぜならPDFは、容易に編集できないことが特徴の一つだからです。

例えば見積もりや請求書といった書類をワードやエクセルで送って、受け取った側が容易に編集できてしまったら、大きな事故につながります。
金額の0の数が違うなど、大変ですよね。でも、指が何かの拍子にキーボードにあたってしまって、といったことは十分にありえます。

PDFファイルは、そういう事故を減らすことに役立ちます。ファイル形式は十分に普及しているので、win、mac、スマホ、どれでも開けるし、簡単には編集できません(やろうと思えばできます)。

だからこそ、編集目的のファイルをPDFで送られると困るわけです。

もし書類をデータで送ってくれ、という依頼が来たら、適切な形式で送るように心がけましょう。
相手に余計な仕事を任せることになってしまうかもしれませんよ。

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